Åbne kontorlandskaber dræber effektiviteten

Af Niels Overgaard 2

Meget tyder på, at storrumskontorer er ødelæggende for effektiviteten. Alligevel vinder de frem. Det sker, fordi virksomhederne kan måle, hvad de sparer i kvadratmeter per medarbejder, men ikke hvad de mister i effektivitet.

Kære læser,

Måske, du er en af de mange danske kontorarbejdere, der hver dag møder ind til en arbejdsplads i et åbent kontorlandskab? Måske du endda sidder der lige nu og læser denne artikel som en overspringshandling midt i arbejdsopgaverne? Og måske du tror, at du ville være mere effektiv, hvis du havde dit eget kontor? Fortvivl ikke, du er ikke alene.

I effektivitetens hellige navn er det efter bedste burhønselogik blevet god latin at stuve flest mulige medarbejdere sammen på mindst mulig plads i de såkaldte storkontorer eller åbne kontorlandskaber. Det skulle angiveligt fordre bedre samarbejde og den slags.

I de mere ekstreme udgaver betyder det, at man ikke har faste pladser. På den måde kan man have færre arbejdspladser, end man har medarbejdere, fordi alle ikke er på arbejde samtidig. I et regneark giver det givetvis god mening. Men gør det også i virkeligheden?

Storrumskontorer er skadelige for de ansattes koncentration, produktivitet, kreative tænkning og jobtilfredshed.

Der er meget, der taler imod det. I en artikel i The New Yorker udlægger skribenten Maria Konnikova resultaterne af et studie af mere end 100 undersøgelser om kontormiljø foretaget af organisationspsykologen Matthew Davis i 2011. Det viser, at det ikke er uden fordele. Det viste nemlig, at de åbne kontorlandskaber ofte fremmede medarbejderens opfattelse af organisationens mission, og at det fik dem til at føle sig som en del af en mere afslappet og innovativ organisation. Så vidt, så godt.

Til gengæld viste den omfattende forskningsgennemgang, at storrumskontorer er skadelige for de ansattes koncentrationsevne, produktivitet, kreative tænkning og jobtilfredshed. Der var flere afbrydelser, højere stressniveau og lavere koncentration og motivation. Av.

Dyre afbrydelser
Det er svært at overgøre effektivitetsomkostningerne ved de mange afbrydelser. I bogen Your Brain at Work skriver forfatteren David Rock, at en gennemsnitlig kontorarbejder bliver afbrudt hvert tredje minut. Og at det derefter tager os 23 minutter at vende tilbage til opgaven med fuld koncentration. Hvis man kobler de to tal, så har man en rasende ineffektiv arbejdsdag.

En dansk undersøgelse af folks holdninger til storrumskontorer bekræfter problematikken. Undersøgelsen blev foretaget af Analyse Danmark for Ugebrevet A4 i 2014, og den viste, at mere end halvdelen (60 procent) af alle medarbejdere i åbne kontorlandskaber oplever svækket koncentration. For 35 procent fører det til fejl i arbejdet og for knap en fjerede del er støjen så generende, at de må arbejde over for at få ro til at løse deres opgaver, skriver Ugebrevet A4.

Derfor er det ikke underligt, at 63 procent af de adspurgte mener ,at de arbejder mest effektivt i enrum, mens kun 13 procent mener, at de er mere effektive, når arbejdet udføres i rum med andre.

Av igen. De kvadratmetermæssige økonomiske forbedringer, man kan få ved at flytte til storkontorer kan altså have en høj pris på effektiviteten. I hvert fald, hvis man spørger dem, der skal arbejde der.

Den ubekendte i ligningen
I vurderingen af den reelle effektivitet ved åbne kontorlandskaber opstår et problem, man også ser i andre sammehænge i erhvervslivet. At det, man nemt kan måle, bliver tillagt større betydning, end det man ikke kan måle. Man glemmer bare ofte, at om man kan måle det nemt eller ej, ikke i sig selv siger noget som helst om, hvad der er vigtigst.

I dette tilfælde er det relativt simpelt at lave en beregning af kvadratmeter per person og prisen på en kvadratmeter og dermed kunne dokumentere væsentlige besparelser ved storrumskontorer. Men den meget mere komplicerede beregning (og sandsynligvis mindre præcise) af effektivitetsomkostningerne ved disse sammenlægninger, bliver aldrig foretaget. Dermed er det et skoleeksempel på falsk effektivitet, hvor man kan dokumentere, at man sparer nogle penge, men aldrig opdager, at man mister meget i tabt effektivitet.

Måske nogen af ovennævnte pointer kunne være værd at nævne for chefen, næste gang hun/han forsøger at stuve flere kollegaer ind ved siden af dig…

  • http://www.rehdermanagement.dk Torben Rehder

    Jeg er helt enig i artiklens konklusion, at der er fordele og ulemper ved storrumskontorer. Afbrydelser hæmmer effektiviteten. Men er man nu engang placeret i et storrumskontor, vil jeg da anbefale at gribe det proaktivt an. Undersøgelser viser, at 50% af de daglige afbrydelser er jeg selv skyld i (dårlig kommunikation, snakken på tværs af lokalet, e-mails i indbakken m.m.). Der er rigtig mange ting jeg selv kan gøre og i samarbejde med mine kollegaer udarbejde fælles “spilleregler” for at ændre arbejdsvanerne og sørge for at vi alle opnår en mere effektiv arbejdsdag.
    Så kan jeg derudover opfordre min chef til, at der stilles et “stillerum” til rådighed, når opgaven kræver 100% fordybelse.
    Held og lykke med selv at tage fat.

    • Niels Overgaard

      Kære Torben,

      Tak for din kommentar! Jeg er meget enig i, at man også i høj grad som medarbejder må tage ansvar for at løse problemet. Men når så mange alligevel synes, at det er et problem, så kunne det være, at man som ledelse skulle overveje at tage ansvar for at løse det. Det er lidt samme problematik som med stress; mindfulness- og effektivitetskurser kan sikkert hjælpe rigtig mange til at håndtere hverdagen bedre, men når så mange alligevel får (alvorlige) problemer, så kunne det være, at det var systemet, den var galt med, og ikke den enkelte.

      Bedste hilsner
      Niels